玉山县黄家驷医院（玉山县人民医院）档案数字化采购

一、供应商基本资格要求

1.具有独立承担民事责任的能力(提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（新版营业执照三证合一）复印件, 同时提供法定代表人授权委托书原件及法人和被授权人身份证复印件)；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（提供2023年度或2024年度的财务审计报告或竞价前3 个****银行出具的资信证明）；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供承诺函）；

4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好纪录：提供参询当月前近六个月内任意一个月的缴纳证明材料（纳税发票、银行纳税转账凭证、税务局出具的纳税证明，提供任意一种均可）；提供开标当月前近六个月内任意一个月的缴纳证明材料（社保缴纳发票、****银行转账凭证、社保局出具的正常缴纳社保证明，提供任一种均可）；

5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（提供声明函）；

6.法律、行政法规规定的其他条件：被“信用中国”网站列入失信被执行人和重大税收违法失信主体、被“中国政府采购网”****政府采购严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的），不得参与本项目的参询活动（提供“信用中国”、“中国政府采购网”网页截图）。

7.提供一次性的报价清单。

8.本项目的特定资格要求:投标人应具有国家秘密载体印制资质乙级及以上证书(资质类别:档案数字化加工。)

二、其它资格要求

（一）参与报价供应商需要到现场踏勘，我单位审核通过后向竞价供应商开具现场勘查证明，否则视无效报价。现场勘查时间为2025年4月24日上午8:00至11：30，逾期不予受理（踏勘完成后，踏勘证明由****出具）。

（二）为项目顺利开展，要求完成供应商拟派该项目的实施团队人员需具有以下资格证书：

1.项目主要人员要求

(1)投标人项目经理具有项目团队信息系统集成及服务高级项目经理证

(2)投标人工程师具有IT存储领域或工程师认证

(3)投标人工程师具有网络和安全领域高级工程师认证证书

(4)投标人工程师具有ITSS服务工程师认证证书

评审依据：提供以上证书复印件并加盖公章

2.供应商要求

(1)投标人通过CMMI3及以上软件成熟度认证

(2)投标人具有涉密系统集成认证

(3)投标人具有职业健康安全管理体系认证证书GB/T 28001-2011 idtOHSAS18001

(4)投标人具有质量管理体系认证证书ISO9001

(5)投标人具有环境管理体系认证证书GB/T24001-2016 idtISO14001

(6)投标人具有国家版权局发的统一身份认证系统软件著作权证书

评审依据：提供复印件并加盖公章

三、项目需求

①项目位置：********医院）行政楼。

②项目竞价预算价：77500元

③项目清单：

四、服务需求

（一）项目概况

为全面深入落实档案治理体系建设和档案数字化管理水平，拟委托第三方机构对********医院）档案开展档案技术服务，主要包括档案整理和数字化服务，并****档案馆进行移交。

（二）服务要求

1. 规范性引用与参考文件

《连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南》(GB/T17235.1-1998)

《连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试》(GB/T17235.2-1998)

《档案著录规则》(DA/T 18-1999)

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)

《**省纸质档案数字化管理与技术规范》

《**省文书类电子档案著录与数据格式规范》

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)

《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)

《**省数字档案与数据离线备份介质管理规范》

《IS09005-1文件管理一电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用(PDF/A-1)》(扫描 影像标准必须参照此国际标准的要求执行)

2. 数字化要求

档案数字化基本流程包括以下环节：借卷、档案整理、建目录数据库、批量扫描、图像处理、还卷、数据质检、数据存储与备份、数据挂接与利用。数字化工作从档案整理开始必须认真填写纸质档案数字化流程工作单，登记好每个卷的总页数、件数、每件的起始页号、载体情况、珍贵档案、实物及每个环节责任人、处理时间等信息，使档案在数字化各环节中依次流转，交接清楚，责任到人。

a.借卷

成交供应商凭《数字化对象审批单》到档案保管部门办理案卷借用手续，与档案实体保管部门在库房办理借用、交接手续，逐卷清点档案实体，填写借还卷登记表，注明借卷人、借卷时间、案卷号及数量。

b.档案整理

(1).数字化流程工作单

拆卷前填写纸质档案数字化流程工作单。数字化流程工作单记录档案整理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据质检等各个环节工作信息，包括每卷总页（张）数、件数、缺漏号情况、特殊页面（含珍贵档案、实物）、每件起始页号及各环节处理时间和责任人等信息。

(2)编制页号

对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用油墨打号机打号。页号打在案卷翻口上角空白位置，筒子页编制两个页号，表册编制一个页号；已经采用油墨打号机打过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，一律不再重新编页码；如有跳号情况，应在数字化工作单中加以说明。从未编过连续性页码的档案，需重新打号；一份文件在卷内被其它档案材料分开使排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新打号。

遇有特殊情况，由单位决定是否重新打号。

(3)档案拆卷

拆卷后拨除卷内金属或其它材质加固材料，平整页面。对筒子页和其它粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，经单位确认保持原貌。

(4)档案修复

老化、破损页面应登记好档号再修裱；如果修裱页面存在字透褪变或是复写纸字迹浸染需扫描反面再做镜像文件时，则先扫描再送裱。

(5)整理分件

准确区分每一份文件（分件），编制档号。一份完整的文件通常包括文件处理单（发文稿纸、收文处理单）、公文转办单、正文、草稿、附件等内容。属同一份文件材料的集中存放，做好标识；如遇归档不完整，缺失其中一项或几项，也应视作一件处理。每份文件中，扫描件包括文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、附件等。确定为重份文件、草稿及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述，如“本件有3份草稿共计18页未作数字化。”凡档案中有照片、地图、税票、邮票及各种券票的，必须在其对应的“附注”字段中加以描述，如“此件含有一张黑白单人标准照”、“此件含有一张税票”。以上所述的“件”，是指单份文件。分件的具体事项分述如下：

＆围绕一个事由形成的多份文件、信函等应视为不同文件，如请示与批复视为2件，并在文件关系元数据中对该级文件加以描述；

＆文件处理单或摘由单、公文转办单、便笺（条）等应归入其办理对象所属的件内；

＆有收文处理单或发文处理羊，却没有收文或发文的，收文或发文处理单作为一件，以应收文或应发文为著录对象，并在附注项中作出说明，如“此件仅有发文处理单，缺发文文件。”

＆主件与主件中明确说明的附件为一件；

＆转发件与被转发件为一件；如果转发件与被转发件在卷内为两份独立的文件，也视为一件；

＆信函与其信封为一件；

＆各种集中组卷的报表、登记册、干部名册、提案、介绍信、电报底稿等，经与单位商定后再行分件；

＆遇有上述未及的特殊情况，需与单位商定后再行分件。

c.目录校对及修订

对本单位提供的案卷级、文件级目录进行校对、修订。补充著录项，修改录入错误、重新拟写错误、不规范案卷级、文件级题名。

d.装卷还原

案卷装订前，成交供应商要对单位提供的案卷级、文件级目录数据库进行校验，对不合格数据进行修订，对不规范、不准确案卷题名要重新拟写题名，并对修改的数据做好标识向单位移交。

(1)卷内目录

在完成档案整理、扫描、图像处理、数据质检后，打印新的卷内目录和案卷封面、封底，按卷装订。案卷封面、封底纸张由成交供应商提供，卷内目录纸张由成交供应商自备，封面、封底和卷内目录的打印格式由单位确定。

(2)三孔装订

档案右侧三孔装订的应下齐（地脚整齐）、左齐（裁口整齐）；左侧三孔装订的，应下齐、右齐，装订成品必须结实美观。如遇有小页面或没有足够装订空白边页面，必须用质地、颜色相近纸张加边后装订。

(3)文件顺序

恢复装订时，应注意文件排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

(4)档案修裱

对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘贴不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。

所有进行了修裱、托底、接边等处理的页面，须干燥后才能进行装订，如遇气候、环境等因素不易干燥时，可使用干燥箱等设备。

(5)排序装盒

案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒，档案盒子上编制规范标识。

e.档案扫描

(1)扫描仪

本项目使用的扫描仪必须是平板扫描仪，不得使用高速、滚桶式扫描仪，且最大分辨率必须在300dpi以上，扫描仪盖板上用与数字化对象档案纸张相似的档案修裱专用纸张作衬底。

(2)扫描范围

每份文件中，草稿、确定为重份件及无关材料不扫描。无论页面大小均应自然平展开进行扫描。骑马订、无线胶装类装订文件平展开后左右均有扫描内容的以A4纸张页面大小确定扫描范围；若只有单边有扫描内容的以A4纸张页面大小确定扫描范围。以画幅作为扫描的计量单位。附件为无线胶装类书册的，可直接挂接书册的WORD文本无需另外扫描。

(3)页码顺序

必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描。

(4)图像要求

纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件内采用的最高分辨率为准。在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

(5)扫描要求

扫描时必须绝对保证档案载体的安全。纸张较薄或较脆容易破损的，应在修裱后再用平板扫描仪扫描。扫描要完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等都必须纳入扫描图像范围。

(6) 扫描纠偏

初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。

(7)大幅面档案的数字化

大幅面档案指超过现有平板扫描仪可扫尺寸规格的档案幅面。为保证数字化文件的真实与完整，大幅面档案采用分幅扫描或工程图纸扫描仪进行数字化。当纸张幅面超过A3大小时，可采用工程图纸扫描仪进行扫描，工程图纸扫描仪最终生成图像不得有色影偏差；当纸张幅面超过A0大小时，可采用分幅扫描方式再拼接方式进行数字化。

f.数据挂接

汇总挂接：数字化转换过程中形成的图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在采购人配合下，由成交供应商通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子档案地址信息等，实现批量、快速挂接。

数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等，目录数据不一致或关键目录信息有缺失影响数据挂接的，由采购人对目录进行整改或补充后重新挂接。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

成交供应商完成的数字化成果须能够****档案馆并通过验收。

（三）人员配置需求

(1)投标人拟派本项目的服务人员应包括但不限于：项目负责人、项目经理、档案数字化督导人员、档案数字化加工人员等。其中项目经理对本项目现场进行总体负责，包括项目工期、质量、风险以及内外部的沟通协调工作，定期和采购人汇报工作进展。档案数字化督导人员主要负责档案专业知识的指导，确保纸质档案整理、数字化过****档案馆接收标准及要求，符合相关规范及法律法规要求。档案数字化加工人员需要根据项目经理的工作安排完成相关工作，包括整理、扫描、修图、质检，拉接等相关工作。

(2)投标本项目的项目经理，确认主要参与人员的职责及任务。项目督导人员需具有人社部门认可的专业中级以上职称证书。入场前提供入场人员名单，并提交至采购人，后期不得随意更换，如需更换，需通过采购人同意。

五、商务需求

1.交付时间：合同签订后6个月内完成。

2.交付地点：********医院）。

3.项目成交单位，必须在预算内完成所有清单需求

4.付款方式：合同签订项目上线验收后5个工作日内，发票需要一次性开票。凭发票、合同，甲方向乙方支付合同额的90%，项目完工一年后支付尾款10%。

5.项目完成后，经成交供应商提出申请，由采购人对成交供应商提交的数字化加工完成成果进行审核验收。

6.验收要求：
(1)对成交供应商挂接完毕的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。验收以全检或抽检方式进行，抽检比率不低于10%；如果验收合格率低于95%，采购人有权终止合同。

(2)采购人将根据进度开展阶段性验收抽查，抽查发现质量问题的，需立刻更正。

(3)成交供应商完成的数字化成果须能够****档案馆并通过验收。

(4)在项目结束后成交供应商必须按照要求制作

数据移动硬盘向采购人移交。数字化流程工作单及相关资料一并向采购人移交。

其他要求

(1)漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别大，按照每页10元予以处罚并由成交供应商改正；

(2)著录，编目错误的，每错一处罚10元，成交供应商须予以改正；

(3)成交供应商未完成工作量按每卷成交价乘以未完成卷数进行赔偿；

(4)成交供应商终止合同未提前3个月通知采购人，按合同总价的10%进行赔偿；

(5)成交供应商在数字化处理、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度进行赔偿；

(6)成交供应商在数字化处理、装订等工作中触犯法律法规的，采购人有权追究其法律责任。

质保及售后服务：

1.质量保证期（质量维护期）：本项目自通过验收合格之日起提供一年免费维护服务。质量保证质保及售后|期自采购人（或其授权代表）在验收报告上签署服务验收合格”之日起计算。

2.在质保期间内，投标人对其所加工的数据质量，提供免费修改、完善、整理、迁移服务。

7.安全保密

1.成交供应商应严格遵守《中华人民**国档案法》、《保密法》及采购人的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在采购人指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。

2.成交供应商现场管理人员、工作人员都需要签订保密协议。成交供应商需自备档案数字化实施所需软硬件。硬件包括但不限于：****工作站）、平板扫描仪、装订机、刻录机等硬件设备以及光盘。

六、其他要求

投标人需充分了解本项目的需求，对采购需求中的资格要求、所有项目需求和商务要求做出实质性响应，按要求提供相应的竞价材料，包含但不限于资格证明材料、技术要求响应偏离表、商务要求响应偏离表、及其他要求提供的佐证材料，上传响应文件并加盖投标人公章，未提供、未完全响应(任意一项负偏离)都将做无效竞价处理，对于虚假应标的行为保留对该供应商追究相关责任的权利。

七、报名方式

1.报名方式：****政府采购电子卖场（www.****.com）公告公示中竞价采购提交相关资质要求。

2.联系人及联系方式：颜191****7766

3.所有符合报名条件的机构均可参加报名，采购人不得以任何理由拒绝。

4.****纪委办电话）：0793-****651

********医院）

2025年4月21日